Tolong pembaca - susun pemikiran anda dalam bentuk piramid
Dalam menyediakan dokumen, banyak yang mewakili kandungannya di masa depan, tetapi tidak mempunyai rancangan konkrit - apa yang harus dikatakan dan bagaimana merumuskannya. Mereka baru mula menulis, berharap struktur itu muncul dengan sendirinya. Hasilnya adalah naratif yang tidak menentu yang harus difahami oleh pembaca.
Sebab lebih suka pesanan. Dia bahkan mengatur data rawak dalam urutan tertentu.
Contohnya. Orang-orang Yunani kuno melihat di bintang-bintang berkelompok binatang, dan bukannya titik menonjol.
Semasa membaca, seseorang secara automatik cuba mengatur maklumat dalam bentuk piramid, yang asasnya adalah pembenaran dan hujah yang mengesahkan kesimpulan. Dalam bentuk ini, pembaca lebih senang "mencerna" maklumat.
Contohnya. "Tempat duduknya sejuk. Saya hampir bertengkar. Itali kalah. Ia adalah perlawanan bola sepak yang sangat mengerikan. " "Kisah" seperti itu tidak tersusun dengan baik, kerana idea utamanya hanya ditunjukkan pada akhir.
Menurut struktur piramid, generalisasi pertama kali diperkenalkan, dan kemudian hujah diberikan. Kisah di atas lebih mudah difahami jika anda menyusunnya secara berbeza.
Contohnya. "Ia adalah perlawanan bola sepak yang sangat mengerikan: tempat duduk sejuk, saya hampir bertengkar, dan Itali kalah."
Kumpulkan idea yang serupa dan kemudian ungkapkan setiap kumpulan dalam satu ayat
Semasa membina piramid, gunakan pendekatan bawah-atas: senaraikan semua tesis terlebih dahulu, kumpulkan semua yang membawa kepada kesimpulan yang sama. Kemudian ungkapkan setiap kumpulan dalam satu ayat. Setiap generalisasi seperti itu adalah puncak piramid.
Ulangi prosedur untuk kumpulan yang tinggal. Hasilnya, idea utama keseluruhan dokumen akan dinyatakan dalam satu ayat. Piramid anda sudah siap.
Contohnya. Tesis "basis pelanggan kami berkembang", "setiap pelanggan membeli lebih banyak" dan "kami meningkatkan harga kami" dapat dinyatakan dalam satu kalimat: "penjualan kami berkembang". Kemudian anda boleh mengelompokkan generalisasi ini dengan yang lain, misalnya, dengan "kos tetap kami dikurangkan" dan "kos berubah kami dikurangkan", dan menyatakan kumpulan baru ini dengan kalimat umum: "pendapatan kami bertambah".
Mengelompokkan dan meringkaskan adalah mudah, tetapi anda perlu mematuhi peraturan asas:
- Segala pemikiran yang dinyatakan dalam piramid mestilah penerangan ringkas mengenai tesis yang dikelompokkan. Jangan sekali-kali menggunakan generalisasi yang tidak bermakna seperti "ada tiga sebab untuk memasuki pasaran Austria." Ini adalah coretan tambahan, kerana penulis tidak bersusah payah membuat generalisasi tiga sebab bagi pembaca.
- Abstrak dalam mana-mana kumpulan harus sama logiknya dan pada tahap pengabstrakan yang sama. Maksudnya, kelompok tidak boleh terdiri dari "epal", "buah-buahan" dan "meja": apel dan meja secara logik tidak serupa, dan "buah" adalah istilah abstrak yang merujuk pada tingkat piramid yang lebih tinggi.
Rasional: Membuat kesimpulan dari rantai data menggunakan pemotongan
Sebarang generalisasi dalam piramid harus menimbulkan pertanyaan dari pembaca, jawapannya akan diberikan kemudian. Jawapannya dirumuskan dengan kaedah pemotongan.
Pemotongan adalah proses penaakulan di mana kesimpulan diambil dari andaian.
Contohnya. Dari anggapan "semua orang adalah fana" dan "Goliath adalah manusia," ia mengikuti bahawa "Goliath adalah fana." Kemudian anda dapat meringkaskan keseluruhan proses penaakulan deduktif: "Goliath adalah seorang lelaki, dia fana."
Untuk cadangan, gunakan susunan pemotongan terbalik.
Contohnya. “Kita harus mengambil calon yang boleh membaca. Calon A boleh membaca. Oleh itu, kita mesti mengambil calon A. " Oleh itu, susunan andaian-andaian-kesimpulan menyembunyikan maklumat utama hingga akhir.Cadangan biasanya mendapat manfaat dari urutan terbalik: "Kita mesti mempekerjakan calon A, kerana kita memerlukan seseorang yang dapat membaca, tetapi dia dapat."
Walaupun fakta bahawa penaakulan deduktif adalah proses yang mudah dan wajar, ia tidak boleh digunakan dalam penaakulan yang kompleks, di mana diperlukan beberapa tahap pembenaran untuk mengesahkan andaian.
Sekiranya anda cuba membenarkan kesimpulan dokumen yang rumit melalui pemotongan, anggapan pertama kemungkinan mempunyai beberapa tahap pembenaran yang mana pembaca harus "menyelesaikan" untuk mendekati anggapan kedua. Logik ini sangat sukar untuk diikuti.
Justifikasi: membuat kesimpulan dari sekumpulan tesis serupa dengan aruhan
Sekiranya generalisasi dalam piramid tidak dapat disahkan dengan pemotongan, gunakan bentuk penaakulan yang lebih kreatif - induksi. Induksi membuat kesimpulan dari sekumpulan idea, dalam arti, serupa.
Contohnya. Kesimpulan "Einstein adalah seorang genius" disahkan oleh generalisasi seperti "mempelajari teori relativiti", "mempelajari graviti" dan "mempelajari pemalar kosmologi".
Secara induksi, susunan argumen logik tidak begitu jelas seperti pemotongan. Untuk menjadikan idea intuitif kepada pembaca, susunannya harus ditentukan berdasarkan asas pengelompokan. Sekiranya anda telah mengelompokkan bahagian keseluruhannya, sebagai contoh, bahagian syarikat, susunlah berdasarkan strukturnya, sama dengan struktur organisasi.
Gunakan prinsip MECE (prinsip peruntukan yang saling eksklusif, bersama-sama lengkap). Iaitu, bahagian syarikat tidak akan menduplikasi fungsi di beberapa bahagian, tetapi pada masa yang sama, bahagian yang digabungkan bersama akan menggambarkan organisasi tanpa kehilangan apa-apa.
Sekiranya pengelompokan terdiri daripada cadangan, susunlah mengikut urutan kronologi, bermula dengan yang pertama.
Contohnya. Ketika meringkaskan "Sewa pembantu baru," urutan pengelompokan: "Letakkan kekosongan, jemput calon untuk wawancara, buat keputusan untuk mengambil pekerja."
Sekiranya anda telah mengklasifikasikan elemen berdasarkan ciri umum tertentu, susunlah mereka mengikut tahap ciri dalam setiap elemen.
Untuk merumuskan cadangan, jalankan masalah dari sudut pandangan sistematik dan bayangkan dengan menggunakan pokok logik
Dokumen perniagaan sering memberikan cadangan untuk menyelesaikan masalah. Gunakan proses penyelesaian masalah secara langsung untuk membuat cadangan.
1. Kenal pasti masalah dengan jelas dan terukur.
Contohnya. “Kilang kehilangan tiga jam waktu kerja setiap hari; bagaimana ini dapat dielakkan? "
2. Ketahui dengan tepat apa masalahnya.
Contohnya. "Masalahnya bukan pada orang atau bahan mentah, tetapi pada peralatan: masalahnya setiap hari."
3. Gali lebih mendalam - ketahui mengapa masalah itu wujud.
Contohnya. "Petugas tidak terlatih dengan betul." Ini membolehkan anda mengenal pasti tindakan untuk menyelesaikan masalah tersebut. Contohnya, "Tentukan Guru Bertanggungjawab atau Jemput Guru Luar."
Untuk menyelesaikan masalah, anda dapat membayangkannya menggunakan pokok logik. Pokok logik adalah rajah ringkas sambungan yang bercabang dari kiri ke kanan.
Contohnya. Pokok untung: kata "Untung" membentuk batang pokok dan dibahagikan kepada dua cabang: "Penjualan" dan "Kos". "Perbelanjaan" dicantumkan menjadi "Tetap" dan "Pembolehubah"
Pada akhirnya, pokok itu akan terperinci sehingga masalah dan sumbernya menjadi jelas. Dalam contoh ini, anda dapat memahami bahawa keuntungan dikurangkan kerana kenaikan kos untuk bahan tertentu.
Cadangan struktur berdasarkan hasil yang anda dapat capai
Anda telah menemui jalan keluar untuk masalah pembaca. Sekarang anda perlu meyakinkannya untuk bertindak. Buat cadangan semaksimum mungkin.
Dengan memberikan cadangan, anda membuat cadangan tindakan yang bertujuan mencapai hasil yang diinginkan.Kumpulkan tindakan berdasarkan hasil yang anda ingin capai, dan jelaskan sehingga anda kemudian dapat memahami sama ada ia telah dicapai.
Contohnya. Pembaca ingin meningkatkan keuntungan mereka.
Cadangan yang tidak tersusun seperti ini:
1. Petunjuk kajian:
- produktiviti tanaman;
- kepuasan pelanggan.
2. Mengendalikan latihan lebih kerap:
- kakitangan kilang;
- kakitangan jualan.
Terdapat dua masalah utama dalam struktur seperti itu: pertama, walaupun tindakan berkelompok mempunyai kemiripan luaran, mereka bertujuan untuk mencapai hasil yang berbeza; kedua, hasil yang diinginkan perlu diperincikan untuk menilai seterusnya apakah ia telah dicapai.
Oleh itu, struktur berikut lebih jelas dan meyakinkan:
1. Peningkatan jualan 5% pada suku berikutnya:
- memeriksa kepuasan pelanggan;
- Ajar pasukan jualan anda lebih kerap.
2. Pengurangan kos pengeluaran sebanyak 2% pada suku berikutnya:
- mengkaji produktiviti kilang;
- Ajar kakitangan kilang dengan lebih kerap.
Tindakan sekarang dikumpulkan berdasarkan hasil yang diinginkan. Selepas itu, seseorang dapat menilai dengan mudah sama ada matlamat tersebut telah dicapai.
Gunakan pendahuluan untuk memberitahu pembaca mengenai perkara penting dalam dokumen dalam 30 saat pertama membaca.
Setiap dokumen harus dimulakan dengan pengenalan ringkas untuk meningkatkan minat pembaca dan mengatur tahap untuk menyelesaikan masalah.
Cara termudah untuk membangkitkan minat pembaca dan menumpukan perhatian pada dokumen adalah dengan menyampaikan pengenalan dalam bentuk cerita. Mulakan dengan penerangan keadaan (keadaan semasa), kenal pasti masalahnya, dan akhirnya cadangkan jalan penyelesaiannya.
Contohnya. Situasi - "ArgonEx sedang mempertimbangkan untuk melabur di lombong baru di Austria." Masalah: "ArgonEx sukar memasuki pasaran baru." Agar pembaca mudah bersetuju dengan pernyataan anda, keadaan dan kerumitannya semestinya tidak asing lagi bagi dia.
Masalahnya harus menimbulkan pertanyaan pembaca seperti "Apa yang perlu dilakukan?". Teks utama dokumen mengandungi jawapan terperinci untuk soalan ini, tetapi dalam 30 saat pertama membaca idea umum pendapat anda harus dikembangkan.
Dalam pengenalan, anda akan menyuarakan perkara utama, dan juga hujah yang paling penting:
Contohnya. “(Sorotan) ArgonEx dapat memasuki pasar Austria dengan membeli peserta pasar yang ada, karena (1) izin perlombongan jarang dikeluarkan kepada perusahaan asing, (2) perusahaan perlombongan tempatan dijual dengan murah, dan (3) pesaing mengalami kerugian besar dalam situasi serupa cuba bertindak sendiri. "
Gunakan tajuk dan format untuk menunjukkan struktur piramid.
Untuk membimbing pembaca melalui struktur piramid, tunjukkan dahulu. Kaedah yang paling popular adalah tajuk yang menunjukkan tahap dan kumpulan idea. Gunakan lekukan untuk menekankan tahap piramid, nombor perpuluhan juga sering ditambahkan (1, 1.1, 1.1.1). Contoh:
Nama dokumen
Di sini mereka menulis pengenalan dan menunjukkan hujah utama, serta idea utama bahagian.
1. Bahagian pertama
Sentiasa bayangkan kumpulan tajuk dan perkara utama.
1.1. Subseksyen pertama
Idea bahagian ini disokong oleh perenggan bernombor berikut.
1.1.1. Mengesahkan idea subseksyen pertama
1.1.2. Mengesahkan idea subseksyen pertama
1.2. Subseksyen kedua
2. Bahagian kedua
2.1. Subseksyen pertama
2.2. Subseksyen kedua
Pembaca, sebagai peraturan, membaca tajuk dengan lancar, oleh itu tidak perlu melaburkan idea utama di dalamnya. Jauhkan mereka pendek, menyatakan intipati bahagian. Apabila menggunakan tajuk kelihatan terlalu formal, cuba sorot perkara utama, hujah, dan lain-lain dalam teks.
Dalam pesanan yang sangat pendek, lekukan adalah cara yang paling tepat untuk menyampaikan struktur sederhana. Contoh:
Untuk menghubungi pada hari Isnin, saya memerlukan data berikut untuk Jepun:
- Jumlah jualan
- Perbelanjaan
- Trend pasaran
Gunakan peralihan yang jelas antara kumpulan argumen agar pembaca tidak kehilangan utas
Malah struktur piramid yang paling logik tidak berguna sekiranya pembaca tidak mengikutinya. Beralih antara bahagian dan bahagian, pembaca mesti mengetahui bila peralihan berlaku. Salah satu cara adalah dengan menunjukkan kesimpulan utama yang sebelumnya pada permulaan bahagian baru.
Contohnya. Sekiranya pada bab terakhir ada generalisasi “ArgonEx memiliki terlalu banyak stok”, bab selanjutnya mengenai logistik dapat dimulakan seperti berikut: “Selain stok yang terlalu banyak, proses logistik ArgonEx tidak efektif”. Oleh itu pembaca akan memahami bahawa anda telah beralih ke sub-segmen baru piramid.
Sekiranya bab ini panjang lebar dan rumit, lengkapkan dengan ringkasan ringkas perkara utama sebelum meneruskannya.
Sekiranya dokumen itu terdiri daripada cadangan, anda boleh menyimpulkannya dengan bahagian yang mudah dan praktis "Tindakan selanjutnya".
Perkara yang paling penting
Susun pemikiran anda dengan teliti sebelum anda mula menulis.
Cara penyusunan idea secara berkesan
- Tolong pembaca - membina pemikiran dalam bentuk piramid;
- Kumpulkan idea yang serupa, dan kemudian ungkapkan setiap kumpulan dalam satu ayat;
- Justifikasi: membuat kesimpulan dari rantai data menggunakan kaedah pemotongan;
- Justifikasi: membuat kesimpulan dari sekumpulan titik serupa dengan aruhan.
Cara membuat cadangan berguna
- Dekati masalah dari sudut pandangan sistematik dan gambarkan dengan bantuan pokok logik;
- Susun cadangan anda berdasarkan hasil yang dapat anda capai dengannya.
Cara menyatakan struktur yang dikehendaki dalam perkataan
- Gunakan pendahuluan untuk memberitahu pembaca mengenai perkara penting dalam 30 saat pertama membaca;
- Gunakan tajuk dan format untuk menunjukkan struktur piramid;
- Gunakan peralihan yang jelas antara kumpulan hujah supaya pembaca tidak kehilangan utas.