Cara menyusun barang tanpa hilang sabar

Kaedah Getting Things Done (atau GTD) didasarkan pada merenungkan hasil dan menentukan "langkah seterusnya". Idea utama GTD membantu menentukan matlamat dengan jelas, dan kemudian setiap langkah untuk mencapai matlamat ini. Kaedah ini sesuai untuk mengatur persembahan di tempat kerja, dan untuk merancang pembelian Krismas.

Setiap tugas haruslah kecil sehingga Anda dapat menyelesaikannya dengan cepat, dan kekurangan waktu atau motivasi tidak dapat menghentikan Anda. Pendekatan ini membantu mencapai semua matlamat anda dalam hidup, membantu mengelakkan tekanan.

Semasa mengatur projek menggunakan kaedah GTD, anda akan selalu siap untuk memulakan tugas dengan segera, tidak kira apa yang berlaku di sekitar dan di mana anda berada. GTD menjadikan langkah seterusnya sangat mudah bagi anda sehingga anda tidak mahu menangguhkannya.

Dalam buku ini, anda akan menemui beberapa alat mudah yang boleh anda gunakan untuk berfungsi dengan berkesan dan mengekalkan minda yang waras; serta cadangan mengenai sikap apa yang perlu dikembangkan untuk melaksanakan prinsip asas GTD.

Otak anda adalah alat berfikir, bukan alat simpanan

Menjadi berjaya dalam pekerjaan anda bermaksud menjadi penganjur yang baik. Hal ini sangat penting bagi pekerja pengetahuan, yang menyulap puluhan tugas dan projek secara serentak menjadi kenyataan sehari-hari. Kesukaran timbul apabila garis halus antara kehidupan peribadi dan profesional kita kabur. Ini kerana otak kita sedang berusaha untuk memikirkan masalah yang tidak dapat diselesaikan dan mengingatkan kita akan masalah tersebut pada saat yang paling tidak tepat - walaupun kita lebih suka menanganinya nanti.

Untuk memastikan semua maklumat kompleks mengenai kehidupan terkawal, banyak di antara kita yang memperlakukan otak kita seperti laci meja atau buku nota. Kami menyalahgunakan otak kita, memaksa untuk menyimpan semua jenis maklumat. Menyumbat kepala kita dengan maklumat mengenai tugas yang belum selesai, pertemuan yang akan datang dan komitmen lain, kita secara sembrono membuang kemampuan otak kita untuk berfikir, yang menjadikannya sukar untuk menumpukan perhatian pada pekerjaan yang sebenarnya.

Untuk bekerja seefisien mungkin, kita harus membebaskan minda kita dari segala sesuatu yang tidak berkaitan dengan tugas yang kita laksanakan pada waktu tertentu pada waktunya. Gunakan 100% kemampuan minda anda untuk fokus pada tugas.

Sekiranya anda ingin berfikir dengan jelas, anda memerlukan "bakul untuk mengumpulkan bahan" yang boleh dipercayai di luar fikiran anda

Otak kita mempunyai satu harta benda yang menjengkelkan - ia tidak pernah membiarkan kita melupakan apa yang perlu kita jaga. Kita selalu "dihujani" dengan maklumat baru, yang juga menempati tempat dalam fikiran kita. Setiap idea baru, setiap ingatan dan setiap masalah yang kita lupa untuk menyelesaikannya mengalihkan perhatian kita dari perniagaan utama.

Sentiasa gunakan apa yang disebut "bakul untuk mengumpulkan bahan": tempat di luar fikiran anda di mana anda boleh meletakkan maklumat atau idea lain. Anda akan mengetahui dengan tepat di mana untuk mendapatkan maklumat itu kemudian, bila anda mempunyai masa untuk mendapatkannya. Ini membolehkan anda memberi tumpuan sepenuhnya untuk menulis surat, bercakap dengan rakan sekerja atau memotong rumput.

"Keranjang untuk mengumpulkan bahan" anda boleh berupa notepad, daftar di komputer / telefon atau bahkan kotak di mana anda boleh meletakkan objek dan dokumen. Bakul anda (atau bakul) untuk mengumpulkan bahan harus berada berdekatan - jadi akan mudah bagi anda untuk mengambil maklumat yang mungkin terkumpul di dalam fikiran anda.

Keluarkan tong sampah - kosongkan semua "bakul" luaran setiap minggu

Agar sistem berfungsi dengan lancar, anda mesti menyokongnya. Membangunkan kebiasaan memeriksa dan mengosongkan bakul seminggu sekali. Sistem "bakul untuk mengumpulkan bahan" berfungsi kerana memberi ketenangan pada pikiran dengan keyakinan bahawa ia tidak akan kehilangan atau melupakan maklumat penting.

Sekiranya sistem tidak dikemas kini, sistem ini tidak lagi boleh dipercayai, dan otak menjadi peka dan tidak mempercayainya. Sebaik sahaja ini berlaku, minda bawah sedar akan mula terganggu oleh masalah yang tidak dapat diselesaikan dan tugas yang belum selesai. Anda harus mempertimbangkan dengan teliti semua tugas anda dan menyusun semuanya dengan teratur, berpandukan peraturan berikut:

• Selesaikan tugas-tugas yang tidak penting dari senarai.
• Sekiranya anda dapat menyelesaikan masalah dengan cepat (dalam dua minit atau kurang) - segera lakukan.
• Simpan maklumat penting di tempat yang selamat. Sekiranya ia adalah pertemuan, projek atau tugas tertentu, pindahkan ke senarai yang sesuai.
• "Pembersihan bakul" secara berkala adalah satu-satunya cara untuk memastikan prestasi yang boleh dipercayai dan mengelakkan tekanan.

Mengosongkan "bakul", susun bahan mengikut senarai

Tidak kira bagaimana bahan dalam "bakul" anda berbeza, anda tidak perlu mengklasifikasikan dan menyusunnya menjadi "kotak" atau senarai yang berasingan.

Sebilangan besar senarai yang harus dilakukan tidak berfungsi kerana senarai itu menjadi "salad" tugas, pemikiran, dan maklumat. Senarai tersebut mesti merangkumi hanya tugas-tugas tertentu yang dapat dilaksanakan, tetapi kami menulis semuanya tanpa membedakannya dan oleh itu sangat mudah untuk melupakan tugas-tugas individu yang dapat dilaksanakan.

Bagaimana mengatur barang di dalam bakul anda?

• Padamkan semua yang tidak penting, selesaikan masalah kecil dan tambahkan mesyuarat atau tarikh akhir pada kalendar anda.
• Sekiranya ini adalah pekerjaan yang kompleks (artinya, ia memerlukan pelaksanaan beberapa tugas khusus), sertakannya dalam projek dengan tujuan yang jelas.
• Semua tugas lain harus dimasukkan dalam senarai Tindakan Seterusnya.

Senarai "Projek" memberikan gambaran keseluruhan semua projek semasa anda.

Projek adalah komponen utama dalam setiap sistem peningkatan produktiviti. Projek adalah hasil yang diinginkan yang memerlukan tindakan pelbagai langkah. Untuk menentukan tugas apa yang harus dibuat oleh projek tersebut, bayangkan hasil yang ingin anda capai dan terangkan hasil yang diinginkan dalam satu ayat. Memikirkan hasilnya membantu merumuskan tugas-tugas tertentu yang akan membawa anda lebih dekat dalam mencapai matlamat projek.

Senarai ini mengandungi semua projek yang akan disiapkan dalam masa terdekat. Ini akan membantu anda mengesan dan mengawal semua projek yang sedang berjalan, meningkatkan produktiviti, dan berehat.

Dengan mengemas kini senarai setiap minggu, pastikan setiap projek dijadualkan selangkah demi selangkah. Semua tindakan yang membentuk projek itu termasuk dalam senarai "Tindakan Seterusnya". Ini adalah tugas khusus yang dapat mencapai tujuan apa pun.

Gantikan senarai tugasan harian anda dengan kalendar dan senarai Tindakan Seterusnya.

Senarai urusan semasa tidak berkesan - ia memutarbelitkan masa anda, menyesatkan anda dan membuat anda percaya bahawa anda benar-benar mempunyai masa untuk melakukan semua perkara di atas dalam sehari. Perancangan yang tidak realistik seperti itu menyebabkan kekecewaan, kehilangan masa dan kehancuran hingga kegagalan apa yang anda lakukan terlebih dahulu.

Kaedah yang lebih berkesan adalah berfungsi dengan senarai kalendar dan Tindakan Seterusnya. Kalendar hanya mempunyai satu tujuan: untuk merekod janji temu. Semua yang berkaitan dengan hari atau jam tertentu - perjumpaan atau lawatan ke doktor - harus direkodkan dalam kalendar.

Letakkan semua tugas lain atau langkah khusus dalam senarai Tindakan Seterusnya. Ini membolehkan anda dengan cepat memutuskan tugas mana yang paling relevan, dan adakah anda mempunyai masa untuk menyelesaikannya.

Tidak kira di mana anda berada, anda mesti selalu mempunyai senarai "Tindakan Seterusnya" bersama anda. Ini akan memberi anda peluang untuk memilih tugas mana yang masuk akal untuk diselesaikan.

Sekiranya anda mempunyai tugas yang dirancang dengan baik dan terpilih, tidak sukar bagi anda untuk memutuskan mana yang masuk akal untuk ditangani.Bayangkan anda berada di lapangan terbang dan penerbangan anda ditangguhkan satu jam. Dalam keadaan ini, tanyakan pada diri sendiri:

• Tugas apa yang harus saya pilih sekarang?
• Tugas apa yang boleh saya selesaikan dalam masa yang diperuntukkan?
• Untuk tugas apa saya mempunyai cukup tenaga pada waktu tertentu?
• Tugas mana yang mempunyai keutamaan tertinggi?

Sekiranya anda mempunyai terlalu banyak tugas yang dirancang, masuk akal untuk menyebarkannya ke pelbagai senarai dan repositori. Contohnya, satu senarai boleh disimpan di telefon pintar, dan yang lain di komputer. Setelah menyusun tugas dengan cara ini, anda akan mengetahui tugas yang boleh anda lakukan semasa di meja atau mesyuarat, atau semasa menunggu di lapangan terbang.

Senarai menunggu akan sangat berguna ketika bekerja dengan orang lain.

Semua projek semasa mesti disenaraikan dalam senarai Projek. Semasa menggunakan senarai "Tindakan Berikutnya", anda dapat memastikan bahawa anda secara konsisten mengerjakan tugas, yang masing-masing membawa projek anda hampir selesai.

Dalam kebanyakan kes, anda harus bergantung pada orang lain yang bertanggungjawab untuk setiap bahagian setiap projek. Tetapi ini tidak bermaksud bahawa anda harus melepaskan kawalan terhadap kemajuan mana-mana projek anda.

Setiap kali anda bergantung pada pekerjaan orang lain - anda sedang menunggu laporan dari seseorang untuk terus mengerjakan pembentangan - ada baiknya menyimpan senarai "Tertunda". Oleh itu, anda dapat memperhatikan semua perkara yang harus diberikan oleh orang lain, bersama dengan tarikh akhir.

Dengan mengemas kini senarai ini setiap minggu, anda akan melihat siapa dan bagaimana menjalankan tugas mereka. Anda akan mempunyai tugas khusus baru: untuk mengingatkan orang ini tentang kewajiban.

Sekiranya tugas ini memerlukan masa tidak lebih dari dua minit, lakukan dengan segera. Sekiranya tidak, tambahkan ke senarai "Tindakan Selanjutnya" atau ke salah satu senarai yang lebih spesifik dan dengan cara yang mesra mengingatkan orang itu bahawa anda masih menunggu laporannya.

Simpan maklumat untuk hari tertentu dalam kalendar atau kabinet fail

Anda boleh merancang banyak perkara terlebih dahulu, tetapi kadang-kadang anda harus menunggu maklumat tertentu sebelum mengubah bahan dari "keranjang" anda menjadi tugas atau mesyuarat tertentu.

Contohnya. Sekiranya anda merancang pameran perdagangan yang menarik, maka anda mungkin ingin menunggu sebentar dan melihat para pesertanya sebelum memutuskan sama ada masuk akal untuk menghadirkannya. Sekiranya maklumat tersebut tidak tersedia untuk anda terlebih dahulu, maka lebih baik menangguhkan keputusan.

Sekiranya anda tidak mempunyai pilihan dan anda perlu merancang semuanya pada saat-saat terakhir, strategi berikut akan berguna:

• Tetapkan peringatan untuk hari tertentu di kalendar.
• Simpan fail yang membantu anda mengakses maklumat yang tepat pada masa yang tepat.

Kabinet fail adalah sistem yang sangat tepat dan logik. Ia terdiri daripada 43 fail: 31 fail untuk hari dalam bulan dan 12 untuk bulan dalam setahun. Setiap hari anda akan dapat memeriksa dokumen, peringatan atau bahan yang "dihantar" kepada diri anda sendiri.

Agar sistem berfungsi, anda mesti menggunakannya dan mengemas kini setiap hari, dan ini adalah yang paling sukar.

Untuk idea yang mungkin menjadi relevan pada masa akan datang, tambahkan idea tersebut ke Senarai Sekali / Mungkin.

Senarai ini merangkumi semua perkara yang tidak terdapat dalam senarai "Tindakan Seterusnya" atau "Projek", tetapi itu tidak boleh mengganggu. Senarai Sekali / Mungkin mengandungi semua bahan yang belum anda ubah menjadi idea atau tugas tertentu. Jangan memandang rendah faedahnya. Ini membolehkan anda mengesan idea projek yang mungkin sangat penting pada masa akan datang. Idea dalam senarai ini boleh dibahagikan kepada beberapa kumpulan. Contohnya:

• "Perjalanan yang ingin saya buat";
• "Wain saya ingin mencuba";
• "Muzik yang saya ingin dengarkan."

Seperti "Langkah Seterusnya", senarai "Sekali / Mungkin" akan membantu anda mencari maklumat yang anda perlukan pada waktu yang tepat. Daftar lebih dipercayai daripada ingatan anda sendiri.

Senarai Sekali / Mungkin harus disemak dan dikemas kini secara berkala jika anda ingin menggunakannya dengan berkesan.

Tempat kerja yang teratur dan semakan mingguan sistem anda meningkatkan produktiviti

Semua senarai bahan mesti diakses dari tempat kerja anda. Buat "kabin kawalan" - sistem mudah alih yang berfungsi untuk mendapatkan akses ke maklumat, di mana sahaja anda berada. Sangat mustahak untuk membuat senarai dan sistem fail yang dapat anda bawa ke mana sahaja anda pergi: walaupun anda terperangkap di lapangan terbang atau ribut salji, anda masih boleh menjadi produktif.

Teknik GTD membolehkan anda merasa tenang dan mengawal semua projek semasa: memantau kemajuan mereka dan memastikan bahawa mereka bergerak maju.

Sistem produktiviti anda mesti sentiasa relevan dan lengkap. Fikiran anda akan tenang dan dapat menumpukan perhatian sepenuhnya pada tugas hanya jika anda mempercayai sistem anda.

Dengan menyemak semua senarai anda setiap minggu, anda akan memastikan bahawa sistem anda tetap berfungsi - setiap projek semasa dikaitkan dengan sekurang-kurangnya satu "Tindakan Seterusnya" dalam senarai yang relevan dan mudah diakses. Anda akan mempunyai idea umum mengenai semua yang berlaku. Semakan membantu melihat "hutan" tanpa melupakan "pokok".

Jumlah masa yang anda habiskan untuk tinjauan mingguan bergantung pada berapa banyak masa yang anda perlukan untuk merasa selamat dan membina keyakinan terhadap sistem.

Rancang tinjauan mingguan anda, seperti malam Jumaat. Ini akan membolehkan anda menutup kerja dan berangkat pada hujung minggu dengan kepala yang jelas dan rasa kawalan.

Perancangan semula jadi menjelaskan tujuan dan langkah seterusnya projek anda

Pembangunan projek adalah proses yang agak tidak wajar dan tidak logik. Anda mesti memikirkan dan merancang semua langkah terlebih dahulu, belum membayangkan matlamat yang jelas. Gunakan kaedah perancangan semula jadi yang mencerminkan aktiviti harian anda.

Contoh tindakan sehari-hari: anda lapar dan membentuk matlamat yang tidak jelas ("Saya harus makan sesuatu"), dan kemudian nyatakannya ("Saya mahu pizza"). Pada ketika ini, beberapa idea muncul di kepala anda mengenai bagaimana mencapai matlamat ini ("Saya boleh membuat pizza, atau memesannya, atau pergi ke restoran"). Segala langkah yang perlu anda lakukan menjadi jelas.

Terapkan cara berfikir ini untuk projek sebenar anda: mulakan dengan definisi tujuan yang paling khusus. Tidak ada salahnya meluangkan masa untuk menetapkan matlamat, kerana semua tindakan berikutnya akan bergantung pada ini. Apabila matlamatnya sudah jelas, fikiran anda secara automatik akan memulakan sumbang saran. Oleh itu, anda boleh mengemukakan idea-idea yang diperlukan untuk mencapai matlamat. Taktik yang baik adalah memulakan percambahan fikiran dari luar; contohnya, tulis dan simpan idea anda di atas kertas.

Setelah mengumpulkan semua idea anda, anda perlu menyusun dan mengelompokkannya, dan kemudian mengenal pasti tindakan khusus yang diperlukan untuk menyelesaikan projek tersebut.

Perancangan semula jadi sangat memperjelas kerja projek dan menjadikannya menarik, cepat dan intuitif.

Perkara yang paling penting

Bagaimana cara bekerja dengan cekap dan kepala yang jernih?

• Otak anda adalah alat berfikir, bukan alat simpanan. Sekiranya anda ingin berfikir dengan jelas, anda memerlukan "bakul mengumpulkan bahan" yang boleh dipercayai di luar fikiran anda.
• Keluarkan tong sampah - kosongkan semua "bakul" luaran setiap minggu.
• Semasa menyusun "bakul", urutkan bahan mengikut senarai tematik.

Alat Ringkas Menyusun Kaedah GTD

• Senarai "Projek" memberikan gambaran keseluruhan semua projek anda yang sedang berjalan.
• Gunakan senarai kalendar dan Tindakan Seterusnya dan bukannya senarai tugas harian.
• Senarai menunggu sangat berguna semasa anda bekerja dengan orang lain.
• Simpan maklumat untuk hari tertentu dalam kalendar atau kabinet fail.
• Semua idea yang berpotensi menarik harus ditambahkan ke senarai Sekali / Mungkin.
• Tempat kerja yang teratur dan tinjauan sistem mingguan sangat diperlukan untuk kerja yang produktif.

Bagaimana melaksanakan prinsip asas GTD?

Perancangan semula jadi menjelaskan tujuan dan langkah seterusnya projek anda dan menjadikannya lebih mudah untuk mengusahakannya.